Comment bien choisir son agence événementielle ?

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Votre société vous à confié l’organisation d’un événement et vous avez donc publié un appel d’offres? Faire le bon choix d’agence n’est pas chose facile, car il résulte d’une longue étape. Voici quelques conseils pour piocher le meilleurs agence qui correspond au mieux à vos attentes.

Identifiez vos besoins et objectifs

Quelles sont vos attentes pour l’organisation de cet événement? Le mobilier évènementiel Alsace est-il inclus dans l’offre ? Faites une présélection des agences ayant répondu à votre appel d’offres. Choisissez en premier lieu ceux qui se rapprochent aux mieux à vos critères et exigences et surtout qui correspondent à votre budget. Ensuite, tenez-compte des suggestions de prestation qu’ils vous proposent, quelle est l’étendue de ses offres, quelles sont les ressources mises à disposition, etc. Vous pouvez aussi vous renseigner sur les précédents clients de l’agence, leur domaine d’expertise. Qu’avez-vous entendu sur l’agence, sa notoriété. Quel avantage ont-elles par rapport à leur concurrence?

Mettez en compétition les agences durant la phase de consultation

Briefing des agences

Dans cette phase de consultation, faites part de votre cahier des charges aux agences présélectionnées. Fournissez-les toutes les informations utiles à la réalisation de l’événement: la date, le lieu, le public cible, budget, etc.) Ces informations doivent être précises et budgétisées au préalable.

Une fois ces informations communiquées, les agences ont désormais toutes les cartes en mains pour la réalisation de l’événement et répondre au mieux au cahier des charges. Toutefois, soyez attentif aux questions que les agences pourront vous adresser, l’organisation doit se faire de manière synchronisée.

Évaluation des propositions .

Il est important pour vous d’évaluer les propositions des agences. Vous pouvez les évalués sur plusieurs angles, par exemple: leur compréhension de la problématique, la pertinence de leur réponse, leur originalité, le respect ou non du budget, leur créativité et aussi la qualité des documents qu’ils vous ont fournis.

Vous pouvez aussi procédé à la sélection en deux temps, vous allez d’abord éliminer les agences qui ne remplient pas à vos critères et ensuite dans un deuxième temps l’affinement des propositions des agences restantes.

Faites votre choix final !

Au bout de ce long processus de sélection, vous avez maintenant à choisir le meilleur agence qui correspond au mieux à vos attentes et votre budget. Laquelle a proposé les idées les plus « originales » ou les mieux adaptées en termes d’activité, de lieu et de destination? La confiance est primordiale dans la conduite d’un tel projet, il est important de se sentir rassuré avec les interlocuteurs de l’agence. Enfin, votre meilleur atout c’est vous même, faites confiance à votre intuition.

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