Les éléments à considérer lors d’un choix d’un logiciel CLM pour PME
Avec le passage progressif au digital, les entreprises peuvent optimiser la gestion de leurs contrats avec un outil dédié. Les logiciels CLM (contract lifecycle management) représentent aujourd’hui l’option la plus intéressante pour ce faire. Le choix de celui de votre PME dépendra en principe de divers éléments. Retrouvez dans cet article les critères à retenir pour trouver l’outil qu’il vous faut.
Les contraintes relatives à l’élaboration des contrats
Outre la rédaction qui va devoir tenir compte de divers éléments, le contenu devra considérer les exigences de chaque partie prenante, les droits contractuels des contractants ou encore la mise en conformité avec les réglementations relatives aux professions et aux secteurs d’activités concernés. Adopter une solution de gestion de contrats des PME adaptée aux contraintes liées aux métiers de votre entreprise vous aidera à faciliter l’élaboration des contrats. Le logiciel de CLM permet l’automatisation de cette tâche chronophage, répétitive, délicate et non moins essentielle.
Les types de contrats dont vous avez besoin
En fonction des activités de votre entreprise, vous aurez probablement à créer différents types de contrats : commerciaux, de collaboration et de partenariat, de financement, de travail, etc. Les solutions CLM offrent en principe un moyen de gestion centralisé de l’ensemble de vos contrats, avec la possibilité de spécifier le contenu de ces documents suivant les caractéristiques techniques et juridiques de chaque catégorie. Elles permettent aussi de les classifier en vu de simplifier la recherche pour une utilisation ultérieure par exemple.
Les différentes parties prenantes
Un contrat peut engager plusieurs parties prenantes. Chacune d’elles peut avoir son mot à dire sur le contenu et les modalités de cet accord. D’où la négociation d’un contrat peut vite devenir fastidieuse et chronophage, encore plus si certains intervenants ne sont pas toujours disponibles. Certains logiciels dédiés au CLM sont des outils collaboratifs qui permettent à chaque personne concernée de contribuer à l’élaboration du contrat et de suivre l’évolution des négociations. Ils offrent aussi la possibilité de valider et de signer (signature numérique) les contrats à distance grâce aux technologies digitales.
Les fonctionnalités dont vous avez besoin
Il existe plusieurs versions du logiciel de gestion du cycle de vie des contrats. Les plus complets permettent de créer, modifier, négocier, signer, archiver les contrats. Mais offrent également des outils de recherche et une fonctionnalité de rappel en cas de nécessité de renouveler les contrats avant la date butoir.
En fait, le choix de votre solution CLM dépendra aussi du nombre de contrats que vous produisez et de la taille de votre structure. Un spécialiste pourra vous recommander les meilleures options.
