Les enjeux de l’e-procurement

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Dans le but d’optimiser le processus d’achat (naissance du besoin, passation commande, facturation et livraison, réception marchandise, paiement d’une façon générale), l’e-procurement est une plateforme numérique où toutes les transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs sont traitées. Décryptage.

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

Venant de l’anglais, « electronic procurement » pourrait se traduire mot à mot par « approvisionnement électronique » ou approvisionnement en ligne, ou encore solutions e-achat,… Officiellement, suivant la définition du ministère de la Culture, l’e-procurement est « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ».

Ainsi, c’est une solution numérique pour les achats dans le milieu professionnel, dans le secteur B2B (Business to Business) et non pour les achats des particuliers du secteur B2C (Business to Customer).

L’e-procurement se fait à travers une plateforme qui va dématérialiser le processus d’achat, en d’autres termes, effectuer les achats sans utiliser de papier, totalement ou partiellement au niveau des phases de la sélection des produits, de l’envoi des commandes et de la réception des factures et du paiement.

Les utilisateurs de l’e-procurement

Au niveau des entreprises, il y a quatre grands utilisateurs de l’e-procurement :

  • Le service achat : il définit les grandes lignes et joue un grand rôle dans l’optimisation du processus d’achat.
  • Les utilisateurs finaux : ce sont eux qui ont besoin des produits et qui passent la commande.
  • L’approbateur : par rapport à la politique de l’entreprise, par rapport au budget, par rapport à la réelle nécessité du produit,…, il va donner son accord ou non à cet achat
  • Les services finance et comptabilité : ils s’occupent de la réception des factures en adéquation avec le bon de commande et effectuent le paiement.

Les avantages indéniables de l’e-procurement

Toutes les parties faisant partie du processus d’achat, à l’instar des demandeurs, du service achat, du service comptabilité et finance, des fournisseurs, du print manager… se retrouvent sur la plateforme numérique de l’e-procurement. Cette dernière joue ainsi un rôle de centralisateur et tout y est automatisé. Quatre énormes avantages sont ainsi relevés et aident à l’optimisation du processus d’achat tout entier.

  1. Des gains financiers importants

Si le coût d’une transaction d’achat normale est en moyenne de 95 €, celui d’une transaction numérique d’achat du début de la sélection du produit au paiement de ce dernier est à moins de 19 €. En effet, comme tout est automatisé, il y a très peu de main d’œuvre et donc très peu de coûts salariaux à payer également. Ainsi, les économies s’avèrent être très importantes.

  1. Le personnel peut se focaliser sur les tâches essentielles

L’automatisation de tout le processus d’achat, comme le placement de commande, la demande de validation, le contrôle de l’adéquation bon de commande/facture,… permet un gain en rapidité d’exécution, en efficacité, en réduction du taux d’erreur de l’ordre de 30 à 50%. Le personnel, débarrassé de la lourdeur administrative et manuelle, peut ainsi vaquer à des opérations à plus forte valeur ajoutée.

  1. Une économie de temps palpable

Les délais chez toutes les parties prenantes sont raccourcis grâce à l’automatisation, au zéro papier administratif (ainsi que leur gestion et leur classement). Ainsi, un gain de temps est enregistré aussi bien chez l’entreprise (en validation et en passation de la commande par exemple) que chez le fournisseur (une commande du client est transformée directement en bordereau de préparation) et ainsi, la commande est livrée plus rapidement.

  1. Une meilleure gestion de trésorerie en temps réel

La gestion de trésorerie, surtout des dépenses, est largement facilitée par l’e-procurement. Elle est faite en temps réel grâce à un système de reporting. Un meilleur contrôle des dépenses est donc institué, il y a plus de précision dans la gestion des budgets, et des actions correctives peuvent être entreprises plus facilement.

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